Petit kit pour un “onboarding” heureux et efficace

Petit kit pour un “onboarding” heureux et efficace,

Le jour J est enfin arrivé pour Gontran (“le manager”) qui a trouvé la perle rare et pour Joséphine (“la nouvelle”) qui après quelques semaines / mois d’entretiens voit enfin son rêve de rentrer chez “Zeboite” se réaliser.

Ce jour, cette étape ne doit surtout pas être abordée à la légère et à la dernière minute. Attention. Cette entrée en matière est capitale et fondamentale. Pour le nouveau collaborateur qui pressent ainsi les codes et modes de fonctionnement de “Zeboite” et essentielle pour l’entreprise qui aborde et ancre ainsi l’image et les valeurs qu’elle a véhiculées lors de son processus de recrutement. (Recrutement, espérons le, novateur et créatif !).

La première impression perdure souvent comme on le sait, c’est pourquoi cette étape est essentielle. Ces premières images et impressions, de l’entreprise, du manager, des équipes, sont celles qui vont rester et engranger réflexes, mécanismes et premiers sentiments de satisfaction, prémisses essentiels au futur bien-être. Bien-être fondateur et déterminant pour la réussite de Joséphine dans l’entreprise.

Ce sont également ces premières impressions qui vont conforter Joséphine dans son choix. Elle a peut-être eu plusieurs propositions, et sachant que la période d‘essai est à double sens, il serait dommage d’avoir perdu temps et argent dans un recrutement non confirmé après quelques mois.  

En fait, l’accueil d’un nouveau collaborateur ne commence pas le jour J mais bien le jour de la validation de son embauche, c’est à dire plusieurs semaines auparavant.

On sait que toute embauche implique nombre de démarches administratives et de dossiers divers à remplir, tâches ennuyeuses et ingrates qui sont souvent confiées à tort le jour d’arrivée alors qu’elles pourraient sans problème être anticipées d’une ou plusieurs semaines permettant ainsi de donner une image plus moderne et organisée du mode de gestion et permettant ainsi de libérer du temps pour les rencontres bien plus importantes avec les différentes équipes de l’entreprise.

La semaine précédant l’arrivée de Joséphine, Gontran pourrait l’inviter (sur les réseaux sociaux internes et outils de collaboration déjà en place) afin qu’elle se sente intégrée et impliquée dès la première semaine. Il ne s’agit pas de la faire travailler avant l’heure mais de la rendre actrice et donc pro-active sur les projets et réflexions sur lesquels travaillent l’équipe. Ceci ne peut que renforcer son sentiment d’appartenance.

La veille du jour J, pourquoi ne pas envoyer un mot / un snap / un tweet par exemple pour rappeler que le ”candidat” est bien attendu à telle adresse, à telle heure pour un café de bienvenu avec son manager et la rencontre avec ses principaux collègues. N’est-ce pas agréable de se sentir attendu.

Le jour d’arrivée (quand hélas ce n’est pas quelques jours plus tard) est aussi traditionnellement largement dédié à l’acquisition de matériel informatique, mots de passe divers, présentation des locaux. Tout ceci pourrait là aussi avoir été abordé et préparé en amont afin de ne pas se perdre dans des méandres techniques décourageants.

En résumé, voici un petit scénario à parfaire certes mais qui se veut inspirant  et personnalisable.

  • Les erreurs à ne plus commettre
    • ne plus avoir de contact (mail ou tel) suite à la signature du contrat et laisser Joséphine sans nouvelles,
    • ne pas rappeler à Joséphine qu’elle est bien attendue le Jour J pour un super programme concocté exprès pour elle,
    • oublier Joséphine à l’accueil le jour de son arrivée (ne rigolez pas, je l’ai vécu ! ),
    • laissez Joséphine seule toute la journée avec des piles de formulaires d’assurances décès sur un bureau encore rempli d’objets du dernier occupant,
    • laisser Joséphine seule pour déjeuner,
    • considérer que Joséphine a tout compris de sa mission lors des entretiens et attendre d’elle un miracle la première semaine !
    • ne pas avoir préparé l’arrivée, la première semaine / le premier mois de travail de Joséphine

Suggestions

  • J-1 mois
    • envoyer à Joséphine son kit administratif à remplir ainsi qu’un rappel informel de ses missions / objectifs
  • J- 1 semaine
    • envoyer à Joséphine ses codes d’accès internes, badge divers, localisation de bureau, adresse mail, téléphone…
    • proposer à Joséphine un emploi du temps concocté spécialement pour elle de sa première semaine en lui demandant son avis et ses suggestions
    • proposer à Joséphine un mentor / partner (appartenant à une autre équipe qui pourra ainsi l’aiguiller / conseiller / rassurer tout au long de son passage chez Zeboite)
    • demander à Joséphine une petite présentation informelle d’elle-même qui sera diffusée en interne (plateforme interne, blog, plénière) afin qu’elle soit immédiatement dès son arrivée identifiée et personnifiée
  • J- 1 jour
    • envoyer à Joséphine un joli snap / tweet de l’équipe pour lui rappeler où et quand elle est attendue le lendemain matin
  • Jour J
    • être à l’heure pour accueillir Joséphine (ne riez pas, cf ci dessus)
    • Gontran a dégagé au moins une heure de son temps pour accueillir proprement Joséphine et répondre à ses questions, lui présenter l’équipe, son poste de travail dûment décoré avec son matériel informatique prêt à l’emploi, un petit kit de bienvenu au couleurs de l’équipe / l’entreprise / le secteur, un mot d’accueil de l’équipe et du CEO, un clin d’oeil propre à Joséphine (ses bonbons préférés, une photo de son idole…. soyez créatifs ! have fun !)
    • rappel des valeurs de découverte et de questionnement. No pressure !
    • la journée de Joséphine est bien rythmée grâce à l’emploi du temps préparé pour elle par un de ses pairs
    • remise d’un calendrier de déjeuners organisés pour elle avec des collègues (de différents niveaux hiérarchiques pendant les 3 premiers mois)
  • J + 1 semaine
    • point avec Gontran et Gisèle (DRH/ Chief Happiness Officer) pour débriefer de la semaine ; le rôle et le positionnement de Joséphine est-il clair pour elle ? d’un point de vue plus administratif et technique, tout est-il OK ? qu’a t’elle identifié comme points positifs ou comme potentiels d’amélioration ? comment se sent-elle ?
    • lui proposer de préparer un rapport d’étonnement qui sera un feedback précieux et utile pour Zeboite
  • J+ 1 mois
    • idem a J+1
    • ne pas “abandonner” Joséphine après 1 mois ! C’est encore un Zeboite baby. Ses impressions neuves sont utiles et ses besoins d’explications probablement encore reels .

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